Periferiche ibride per un mondo ibrido

Il mondo del lavoro ha subito una significativa trasformazione verso modelli ibridi. Tuttavia, molte aziende non si rendono conto che tutto ciò avviene èmolto velocemente. Secondo Gartner, infatti, il cambiamento sta accelerando: in base alle stime, entro la fine del 2023 il 39% dei knowledge worker a livello mondiale adotterà un approccio ibrido al lavoro. Nel 2022, questa percentuale si attestava al 37% ⁱ.

Questo cambiamento ha ridefinito il modo in cui lavoriamo, con le aziende intente a implementare servizi e strategie a supporto di un ambiente di lavoro misto, dagli investimenti in strumenti di collaborazione e comunicazione top di gamma, come le piattaforme per le videoconferenze, alle iniziative di digital transformation, ad esempio i sistemi basati su cloud e le soluzioni di gestione documentale.

In questa corsa al cambiamento, molte organizzazioni hanno però tralasciato alcune tecnologie essenziali di uso quotidiano, ovvero le periferiche IT (tra cui stampanti e scanner), che tutti diamo per scontate. Di conseguenza, quando c'è bisogno di integrare la tecnologia esistente nei nuovi modelli di lavoro, i problemi sono lampanti. Sebbene gli investimenti in strumenti e software di collaborazione da remoto siano importanti, gli strumenti fisici utilizzati dai dipendenti per le principali attività quotidiane non devono passare in secondo piano.

Attraverso periferiche IT adatte per il mondo ibrido, le aziende possono dare ai dipendenti le tecnologie giuste per lavorare in modo efficiente, indipendentemente da dove si trovano o dalla configurazione dell'ufficio.

Il lavoro ibrido ha rivoluzionato la configurazione tradizionale

Il lavoro ibrido ha portato con sé tre importanti cambiamenti che hanno rivoluzionato il tradizionale ambiente d'ufficio. Innanzitutto, meno scrivanie e più spazio per la collaborazione. Questo perché i dipendenti si recano più spesso in ufficio per incontrarsi con i colleghi o altre persone e non per svolgere attività mirate. Le postazioni fisse con file di scrivanie separate da una parete divisoria sono ormai un lontano ricordo. Ora lo spazio a disposizione è quindi ridotto al minimo.

In secondo luogo, anche le scrivanie stanno diventando più piccole. Quasi tre quarti (74%) dei dipendenti dichiara di avere meno spazio sulla scrivania ⁱⁱ. In ultimo, con l'hot desking i dipendenti non dispongono di uno spazio in cui riporre le proprie cose e non hanno nemmeno una postazione di lavoro fissa. L'idea di avere una scrivania assegnata dalla quale lavorare ogni giorno è superata.

In poche parole: ci sono meno scrivanie, che sono più piccole e condivise. Ciò nonostante, le aziende non hanno investito nelle periferiche IT per fare fronte a questo cambiamento. Spesso, la tecnologia adatta a un ufficio statico con scrivanie fisse e accesso a dispositivi predefiniti è stata letteralmente "infilata" in un ambiente ibrido.

Per coloro che utilizzano occasionalmente stampanti e scanner, questo potrebbe non sembrare affatto un problema. Ma per i dipendenti che si affidano a queste apparecchiature per svolgere efficacemente le loro attività quotidiane? Prendiamo ad esempio coloro che si occupano di gestione nei reparti HR & Finance o un professionista junior nelle risorse umane. Queste figure utilizzano gli scanner per digitalizzare e gestire i record dei dipendenti, tra cui contratti, curriculum e documenti di identità. Analogamente, in ambito finanziario, gli scanner sono fondamentali per gestire fatture, ricevute e rendiconti, al fine di elaborare le transazioni e tenerne traccia in modo efficiente, migliorando l'accuratezza e riducendo gli errori dovuti all'immissione manuale dei dati.

In uno scenario ibrido, questi dipendenti finirebbero per utilizzare uno scanner condiviso per elaborare centinaia di documenti. Questo non è né efficiente né pratico in quanto causa ritardi e interruzioni che influiscono sulla produttività e sull'efficienza dell'ambiente di lavoro in generale.

Servono quindi periferiche IT versatili in grado di adattarsi perfettamente alle mutevoli dinamiche del lavoro. I dipendenti di oggi necessitano di soluzioni flessibili che consentano loro di gestire in modo efficace le esigenze di stampa e scansione, indipendentemente da come è configurato l'ufficio. Ciò significa che le soluzioni devono diventare più compatte, flessibili ed efficienti.

Periferiche IT come parte di un modello ibrido

Per apportare il cambiamento, i responsabili IT devono prendere in considerazione tre aspetti chiave. Serve innanzitutto un software per la prenotazione delle risorse. Installando questo software, i dipendenti potranno prenotare e pianificare le risorse condivise, come sale riunioni, scrivanie, apparecchiature (inclusi gli scanner) e perfino parcheggi, mentre le aziende potranno assicurare un accesso equo alle risorse. Il software può, ad esempio, essere configurato in modo tale da consentire ai membri del team HR o Finance di prenotare uno scanner nei giorni in cui si recano in ufficio, evitando così potenziali conflitti e ottimizzando non solo il flusso di lavoro, ma anche la produttività.

Inoltre, una soluzione del genere aiuta le aziende a monitorare e analizzare l'utilizzo delle risorse, per un processo decisionale informato e una pianificazione consapevole delle risorse stesse. In generale, utilizzando un software di prenotazione delle risorse, le organizzazioni possono creare un ambiente di lavoro ibrido produttivo in cui i dipendenti hanno accesso alle risorse essenziali secondo un approccio efficiente che consente loro di sfruttarle al meglio.

In secondo luogo, le aziende devono rivalutare le offerte per le periferiche tenendo in considerazione fattori quali la connettività, la portabilità e la compatibilità. Il lavoro ibrido spesso comporta lo spostamento dei dipendenti da una postazione all'altra, quindi le periferiche come gli scanner devono evolversi in modo da essere compatte e versatili. Oltre a occupare poco spazio, specialmente sulle scrivanie di piccole dimensioni o negli ambienti con postazioni mobili (hot desking), le periferiche devono consentire ai dipendenti di digitalizzare i documenti in modo rapido ed efficiente, anche negli ambienti "di passaggio". Implementando periferiche ibride pratiche e versatili, le aziende possono semplificare i processi e migliorare al contempo la produttività e l'agilità.

Infine, per implementare un modello di lavoro ibrido è fondamentale stabilire policy e linee guida chiare in materia di approvvigionamento, manutenzione e supporto delle apparecchiature. Attraverso la definizione di un processo di approvvigionamento completo, le aziende possono offrire ai dipendenti tutti gli strumenti e i dispositivi necessari per svolgere efficacemente il proprio lavoro, a prescindere dal fatto che siano in ufficio o da remoto. Occorre quindi stabilire protocolli per l'acquisto delle apparecchiature, definire il budget allocato e valutare fattori quali la compatibilità e l'affidabilità.

Anche implementare un sistema di manutenzione efficace è importante per risolvere tempestivamente eventuali problemi tecnici, ad esempio attraverso la definizione di procedure per la manutenzione delle apparecchiature, la pianificazione di controlli periodici e l'accesso flessibile a canali in cui i dipendenti possono segnalare problemi o richiedere assistenza. Con un approccio proattivo alla manutenzione, le aziende possono ridurre i tempi di fermo e ottimizzare la produttività.

Il mondo del lavoro è cambiato notevolmente, spingendo le organizzazioni a rivalutare le proprie strategie e a intraprendere grandi cambiamenti. Fare in modo che le periferiche IT siano pronte per il futuro è forse l'ultimo pezzo del puzzle. I responsabili devono tornare alle basi per assicurarsi che la forza lavoro disponga degli strumenti giusti e delle apparecchiature di cui ha bisogno.

Integrando periferiche ibride che combinano sapientemente versatilità e convenienza, i dipendenti possono essere sempre produttivi e ben organizzati, indipendentemente da dove lavorano.

Ulteriori informazioni sui nostri scanner ibridi sono disponibili al seguente link: https://www.epson.eu/verticals/business-scanner-range/compact-desktop-scanners

[i] https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2023-03-01-gartner-forecasts-39-percent-of-global-knowledge-workers-will-work-hybrid-by-the-end-of-2023

[ii] https://www.kensington.com/news/ergonomic-workspace-blog/how-to-get-the-most-out-of-your-limited-desk-space/#:~:text=Notably%2C%20they%E2%80%99re%20getting%20smaller.%20According%20to%20one%20survey,to%20changes%20in%20the%20way%20we%20do%20business