Gestire l’azienda, non le stampanti: il costo della centralizzazione

I documenti cartacei continuano a essere ampiamente utilizzati nelle aziende. Per questo motivo si rende necessario trovare dei modi per gestire i costi continui, il flusso di lavoro e l'efficienza.

Secondo una ricerca condotta da QuoCirca e commissionata da Epson ad aprile 2016, nonostante la domanda complessiva di stampa tenda a diminuire, la stampa a colori è in aumento, rendendo quindi necessaria un'attenta gestione dei costi. A oggi, uno dei metodi più utilizzati dalle aziende per controllare i costi è stato centralizzare la stampa a colori.

Piuttosto che continuare a supportare fotocopiatrici e stampanti laser dei gruppi di lavoro, le organizzazioni tendono a sfruttare le economie di scala presenti nell'adozione di centri di copia e multifunzione centralizzati.

Ma ora le aziende si stanno rendendo conto che la centralizzazione della stampa a colori in ufficio in realtà mascheri inefficienze e costi nascosti. Qui analizzeremo l'impatto della centralizzazione e illustreremo una possibile soluzione per le aziende come la tua.

Il costo della centralizzazione

Per controllare le spese e le inefficienze, molte organizzazioni cercano di indirizzare il traffico verso centri di copia e dispositivi centralizzati, invece che utilizzare stampanti personali e dei singoli reparti, al fine di gestire con più facilità i costi e le prestazioni.

Questo approccio "centralizzato" ha però dei limiti che sono spesso sottovalutati. La produttività può risultare compromessa a causa delle interruzioni nel flusso di lavoro del personale specializzato che deve alzarsi più volte dalla scrivania per andare a recuperare i documenti stampati.

Secondo una ricerca dell'Università della California, Irvine, occorrono più di 23 minuti per riprendere la concentrazione dopo un'interruzione. ¹. Moltiplicando questo numero per tutti i dipendenti e per tutte le volte che occorre stampare un documento, risulta evidente quanto elevata sia la perdita di produttività legata a un approccio "centralizzato". 

Spesso poi le comunicazioni più importanti potrebbero perdere di impatto, in quanto gli utenti stampano quasi tutto in bianco e nero o con la fotocopiatrice più vicina invece che con le stampanti di più alta qualità.

Ma la differenza tra una stampa a colori e una stampa in bianco e nero è notevole. Uno studio dell'Università del Minnesota condotto trent'anni fa ha accertato che l'uso dei colori aumenta l'efficacia della comunicazione ². L'analisi misurava l'efficacia dell'aspetto delle presentazioni nel persuadere i destinatari e i ricercatori hanno rilevato tre vantaggi dell'utilizzo della stampa a colori rispetto a quella in bianco e nero:

1 - Il colore è più convincente

2. Migliora la comprensione

3. Il messaggio viene acquisito al meglio

Infine, il controllo sul processo viene meno se i documenti vengono creati al di fuori dell'ambiente della rete IT dove l'accesso, la sicurezza e la privacy sono meno facilmente monitorati.

A meno che le aziende non abbiano installato delle soluzioni software automatiche per gestire l'autentificazione degli utenti, la sicurezza e il controllo dei documenti, il rischio che le informazioni riservate o sensibili vadano perse o rubate per errore è molto alto. I lavori di stampa che non vengono recuperati subito dal dispositivo fanno sì che le informazioni sensibili a livello finanziario, sanitario e proprietario rimangano completamente senza controllo.

Possibile soluzione in vista

Malgrado il livello di digitalizzazione delle aziende di oggi, molte organizzazioni continuano a utilizzare i documenti stampati per completare un lavoro. Le informazioni stampate sono alla base del normale flusso di lavoro e del successo di qualsiasi azienda, soprattutto in aree ad alto impatto, non "high tech" come il marketing e le vendite, la programmazione, la progettazione e le risorse umane. Quindi eliminare completamente la stampa non è una possibilità.

Ma è evidente che la centralizzazione non è sempre la soluzione ideale per alcuni uffici. Se può essere la scelta vincente per alcuni ambienti, una distribuzione più bilanciata con una flotta di dispositivi di stampa localizzati e distribuiti può aiutare le aziende a risparmiare denaro e ad aumentare notevolmente la produttività tramite la gestione efficiente della stampa senza impatto negativo sull'attività o sull'ambiente.

¹Worker, Interrupted: The Cost of Task Switching. Kermit Pattison, University of California, Irvine. Fast Company, 28 luglio 2008.

²University of Minnesota, Management Information Systems Research Center, School of Management. "Persuasion and the Role of Visual Presentation Support: The UM/3M Study," by Douglas R. Vogel, Gary W. Dickinson & John A. Lehman, giugno 1986