Hübriidvälisseadmed hübriidmaailma jaoks

Töömaailmas on toimunud märkimisväärne üleminek hübriidmudelitele, kuid paljud ei mõista, et see võtab endisel hoogu. Gartneri andmete kohaselt see muudatus kiireneb, mille põhjal võib oletada, et 2023. aasta lõpuks teeb 39% maailma teadmustöötajast hübriidtööd, mis 2022. aastal oli veel 37%. ⁱ.

See murranguline nihe on meie töötamise viisid ümber määratlenud. Organisatsioonid rakendavad teenuseid ja strateegiaid hübriidtöökeskkonna toetamiseks – alates investeerimisest eri kommunikatsiooni- ja koostöövahenditesse (nt videokonverentsiplatvormidesse) kuni digitaalse ülemineku algatusteni (nt pilvepõhised süsteemid ja dokumendihalduslahendused).

Siiski on paljud organisatsioonid kiire kohanemise ajal unustanud mõned tähtsad tehnoloogiad. Nimelt: IT-välisseadmed, mida me peame iseenesestmõistetavaks, näiteks skannerid ja printerid. Selle tulemusena on olemasoleva tehnoloogia kaasamisel uutesse töömustritesse mõned silmatorkavad probleemid. Kuigi on oluline investeerida kaugtöövahenditesse ja tarkvarasse, ei tohiks unustada füüsilisi tööriistu, millele töötajad tähtsate tööülesannete täitmisel toetuvad.

IT-välisseadmete hea sobivuse tagamisega hübriidmaailmas saavad organisatsioonid anda oma töötajatele õige tehnika tõhusaks tööks, olenemata nende asukohast või tööseadmetest.

Hübriid häirib tavapärast süsteemi

Hübriidtöö on toonud tavapärases kontoris kaasa kolm olulist muudatust. Esiteks vähem laudu ja rohkem koostööruumi. Seda seetõttu, et kui inimesed kontoris käivad, on see pigem teistega kohtumiseks kui keskendunud töö tegemiseks. Möödas on fikseeritud füüsiliste tööruumide aeg, mida iseloomustavad kontoriboksid ja lauarivid. Seetõttu hinnatakse ruumi kõrgelt.

Teiseks, lauad muutuvad väiksemaks. Peaaegu kolmveerand (74%) töötajatest kinnitab, et laual on vähem ruumi ⁱⁱ. Kolmandaks tähendab kontorilaudade jagamine, et töötajatel puudub hoiustamisruum ja neil ei ole isiklikku tööruumi. Idee, et „minu laud“ on koht, kuhu iga päev tagasi pöörduda.

Ühesõnaga töölaudu on vähem, need on väiksemad ja töötajad ei saa oma neil oma töövahendeid või tehnikat hoida. Siiski ei ole ettevõtted tingimata investeerinud IT-välisseadmetesse, mis toetaks seda muudatust. Enamasti on hübriidmaailma surutud tehnika, mis sobib paremini staatilise kontorikeskkonnaga, kus töötajatel on pidev juurdepääs samale varustusele oma laual või selle lähedal kindlaksmääratud kohtades.

See ei pruugi olla probleem neile, kes kasutavad printerit või skannerit aeg-ajalt. Aga mis saab töötajatest, kes toetuvad neile iga päev oma tööülesannete täitmisel? Näiteks personali- ja finantshaldusega seotud administreerimine.

Mõelge hetkeks mõne noorema personalispetsialisti peale. Nad toetuvad suuresti skanneritele töötajate dokumentide (nt lepingute, CV-de ja identimisdokumentide) digiteerimiseks ja haldamiseks. Samamoodi on skannerid väga olulised finantsvaldkonnas arvete, kviitungite ja finantsaruannete käsitsemisel, et tehinguid täpsuse suurendamiseks ning käsitsisisestusvigade vähendamiseks tõhusalt töödelda ja jälgida.

Hübriidmaailmas seisavad need töötajad sadade dokumentide töötlemiseks kontoriskanneri ees. See ei ole tõhus ega hea kontoritava. See mis põhjustab tööviljakust ja -tõhusust mõjutavaid viivitusi ja katkestusi.

Üha olulisem on mitmekülgsete IT-välisseadmete vajadus, mida saaks sujuvalt kohandada töö muutuva dünaamikaga. Tänapäeva töötajad vajavad paindlikke lahendusi, mis võimaldavad neil tõhusalt toime tulla printimis- ja skannimisvajadustega, olenemata nende kontorist. See tähendab, et lahendused peavad muutuma kompaktsemaks, paindlikumaks ja tõhusamaks.

IT-välisseadmete tagamine hübriidmudelis

IT-haldurid peavad muutustes arvestama kolme tegurit. Esiteks vajavad nad ressursside broneerimise tarkvara. See tagab, et töötajad saaksid broneerida ühiskasutusse antud ressursse (nt koosolekuruume, laudu, seadmeid (nt skannereid) ja isegi parkimiskohti) ja nende kasutamist planeerida.

Sellise tarkvara rakendamisega saavad organisatsioonid tagada ressurssidele võrdse juurdepääsu. Näiteks saab seda tehnoloogiat konfigureerida nii, et personali- või finantstiimi töötajad saaksid broneerida skanneri kontoris veedetud päevaks, et ennetada võimalikke vastuolusid ning optimeerida oma töövoogu ja tööviljakust.

Lisaks aitab see organisatsioonidel jälgida ja analüüsida ressursside kasutamist, et hõlbustada teadlikke otsuseid ja ressursside planeerimist. Ressursside broneerimistarkvara abil saavad organisatsioonid luua sujuva ja produktiivse töökeskkonna, kus töötajad saavad tõhusalt kasutada olulisi ressursse ja neist maksimumi võtta.

Teiseks peavad organisatsioonid hindama oma välisseadmeid, võttes arvesse ühenduvust, kaasaskantavust ja ühilduvust. Hübriidtöö tähendab sageli seda, et töötajad liiguvad eri tööruumide vahel, nii et nii välisseadmed (nt skannerid) peavad olema mitmekülgsed ja kompaktsed. Lisaks ruumisäästlikkusele (eriti väiksemate laudade või jagatud laudadega keskkonnas) peavad nad võimaldama töötajatel dokumente kiiresti ja tõhusalt digiteerida, isegi ajutises töökeskkonnas. Mitmekülgsete ja mugavate hübriidsete välisseadmete abil saavad organisatsioonid oma protsesse sujuvamaks muuta ning suurendada tööviljakust ja -kiirust.

Lõpetuseks on hübriidtöömudeli elluviimisel väga oluline varustuse hankimise, hoolduse ja toe osas selgete põhimõtete ning suuniste loomine. Mitmekülgse varustuse hankimise protsessi määratlemisega saavad organisatsioonid tagada, et töötajatel on oma ülesannete tõhusaks täitmiseks vajalikud vahendid ja seadmed, olenemata sellest, kas nad töötavad eemalt või kontoris. Sellega seoses tuleb luua seadmete omandamise protokollid, määrata kindlaks eelarveeraldised ning arvestada selliste teguritega nagu ühilduvus ja usaldusväärsus.

Lisaks on väga oluline rakendada vastupidavaid hooldussüsteeme, et viivitamatult lahendada kõik võimalikud tehnilised probleemid. See hõlmab varustuse hoolduseks etteantud protseduuride määratlemist, regulaarsete kontrollide plaanimist ja töötajatele juurdepääsetavate kanalite pakkumist probleemidest teatamiseks või abi saamiseks. Varustuse hoolduse osas ennetava lähenemise abil saavad organisatsioonid vähendada tööseisakuid ja optimeerida tööviljakust.

Töötamine on pöördumatult muutunud, mistõttu on organisatsioonid pidanud muutma strateegiaid ja tegema suuri muudatusi. Viimaseks pusletükiks võib-olla IT-välisseadmete sobivus tulevikuks. Juhid peavad pöörduma tagasi põhitõdede juurde, et tagada oma töötajatele vajalikud töövahendid ja -seadmed.

Tänu hübriidvälisseadmetele, mis pakuvad ideaalset mitmekülgsuse ja konkurentsivõime kooslust, saavad töötajad olla produktiivsed ja organiseeritud, olenemata oma töökohast.

Lisateavet meie hübriidskannerite kohta leiate siit: https://www.epson.eu/verticals/business-scanner-range/compact-desktop-scanners

[i] https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2023-03-01-gartner-forecasts-39-percent-of-global-knowledge-workers-will-work-hybrid-by-the-end-of-2023

[ii] https://www.kensington.com/news/ergonomic-workspace-blog/how-to-get-the-most-out-of-your-limited-desk-space/#:~:text=Notably%2C%20they%E2%80%99re%20getting%20smaller.%20According%20to%20one%20survey,to%20changes%20in%20the%20way%20we%20do%20business.