Cumplir con la obligada distancia social para mayor seguridad y eficiencia en las oficinas: se requiere el uso de tecnología

Los entornos de trabajo y oficinas son básicamente edificios comerciales que proporcionan espacios para que los empleados desempeñen el trabajo por el que recibirán un salario. Pero si nos fijamos en la función de las oficinas como un todo, en realidad son mucho más que eso. Son un lugar donde los trabajadores se sienten cómodos y seguros para llevar a cabo sus funciones en la medida de sus capacidades, y para la gran mayoría, el trabajo diario en la oficina proporciona además un aspecto de inclusión social y pertenencia.

Pero con la pandemia todavía latente en todo el mundo, las oficinas han tenido que adaptarse. Muchas han intentado permanecer abiertas hasta cierto punto siguiendo las normativas locales, algunas para mantener la continuidad de negocio en su nivel crítico y, en muchos otros casos, para promover la salud de sus empleados, permitiendo la interacción social, todo ello bajo estrictas medidas que eviten aglomeraciones y mantengan siempre el distanciamiento social.  Para ello, los equipos de RR.HH., los equipos técnicos y gerentes de todo el mundo han tenido que adoptar las normativas al respecto establecidas por sus respectivos gobiernos e implementarlas en un contexto de oficina.

Y esto no ha sido tarea fácil.

Las alteraciones que el distanciamiento social ha provocado en nuestra conducta habitual en la oficina han sido considerables. Simples acciones que antes eran de lo más común, como hacer un café o recoger un documento de la impresora, son ahora más complejas y deben ser consideradas y supervisadas por los encargados de seguridad de la oficina y del uso de los equipos.  

Y los empleados se hacen eco de estas preocupaciones. [1]  

Tecnología de impresión sin contacto

Por suerte, la tecnología ha seguido el ritmo de las expectativas cambiantes de nuestra sociedad. En medio de esta nueva necesidad de distanciarnos, la tecnología se ha convertido en un elemento central para ayudar a facilitar la nueva normalidad.

Uno de estos desarrollos es la impresión sin contacto. Desde el nacimiento de la oficina moderna, las impresoras han sido la piedra angular del lugar de trabajo. En muchos casos, actúan como puntos de encuentro informales, como el dispensador de agua, y han sido un lugar en el que la gente debate y comparte ideas con los compañeros.

Pero con los nuevos protocolos de oficina, no solo se debe evitar el contacto humano alrededor de una impresora compartida, sino también el contacto con superficies al alcance de muchas personas, como puede serlo una pantalla táctil o un documento.

El software sin contacto de Epson, como parte de su plataforma Epson Print Admin, permite a los usuarios enviar un trabajo de impresión sin tener ningún contacto físico con la impresora. La impresora autenticará a la persona, buscará el documento en una cola segura y, a continuación, lanzará los documentos del usuario. Si se utiliza una tarjeta para lanzar un trabajo de impresión, los usuarios pueden imprimir sus documentos solo cuando están físicamente delante de la impresora, reduciendo el número de copias que no se recogen y minimizando el contacto con el dispositivo al no tener que buscar entre impresiones descartadas para encontrar la que se necesita. La información confidencial permanece segura, los costes se reducen y la empresa sigue cumpliendo con la normativa.

Como sucede con la mejor tecnología, esta se adapta cuando surge la necesidad. Desarrollada inicialmente para ayudar a los empleados con discapacidades visuales, esta solución sin contacto se está implementando ahora para ayudar a abordar la situación generada por la actual pandemia. Este tipo de tecnología es lo que nos ayudará a seguir siendo productivos y a trabajar de forma segura en espacios compartidos. Y si todos nos comportamos con sentido común y respetamos la distancia social, incluso las conversaciones informales pueden continuar desarrollándose alrededor (o al menos cerca) de la impresora.