Veřejný sektor čelí výzvám kvůli nedostatečným technologiím

Marcel Divín, Branch Office Manager ze společnosti Epson Europe CZ&SK, se věnuje novému výzkumu, který naznačuje, že veřejný sektor čelí problémům souvisejícím se ztrátou dat a špatnou kvalitou IT.

Veřejný sektor již dlouho čelí výzvám souvisejících s digitální transformací. Už kvůli rozsahu role, kterou v mnoha společnostech plní, je tento sektor často těžkopádný a málo flexibilní, trpí na nedostatek pracovních sil a dovedností, nemluvě o neustálé kontrole ze strany veřejnosti i politiků.

Přesto byli úředníci v době pandemie stejně pohotoví a prozíraví jako pracovníci v jiných odvětvích. Rychle přijímali nové technologie a zajišťovali hladký průběh operací. Vznikly nové aplikace, které občanům umožnily využívat služby na dálku. Změnila se pravidla, která umožnila digitální řešení. Vývoj aplikací s využitím „low code“ pomohl pracovníkům radnic rychle vytvářet nové webové stránky. Robotická automatizace procesů (RPA) pomohla zvládnout záplavu online žádostí. Bylo to působivé.

Proto je s podivem, že s odeznívající pandemií veřejný sektor zřejmě opět bojuje se základy IT, tentokrát s produkty, jako jsou tiskárny, skenery a další zařízení známá spíše jako periferní.

Společnost Epson provedla v rámci jednoho z největších průzkumů svého druhu šetření, jehož se zúčastnilo více než 5 000 osob s rozhodovací pravomocí v oblasti IT, uživatelů a vlivných osobností ve 33 zemích Evropy, Blízkého východu a Afriky. Data v článku přinášíme za Českou republiku. V mnoha případech se jednalo o státní úředníky. Průzkum obsahoval 40 otázek, jejichž cílem bylo zjistit, jaké jsou podle pracovníků v tomto odvětví klíčové výzvy, které před nimi stojí v oblasti běžně používaných technologií.

Ke ztrátě dat dochází často

Největší obavy vzbuzuje skutečnost, že polovina respondentů z veřejného sektoru (49 %) připouští, že nedostatky v jejich procesech vedly v posledních 12 měsících k chybnému uložení nebo ztrátě dat a dokumentů. A ačkoli se to může zdát dost zlé, ve skutečnosti může být problém ještě rozsáhlejší.

Podle některých odborníků z tohoto sektoru dochází ke ztrátě dat až 38krát častěji, než vedoucí pracovníci IT v současnosti odhadují[i]. Jedná se o závažný problém vzhledem k tomu, že se může týkat organizací, které jsou odpovědné za prosazování ochrany osobních údajů. To je rychle třeba řešit.

Jenže jak, když se rozsah problému zdá být nezměrný a jeho příčiny nejasné? Odpověď najdeme u těch, kteří jsou v první linii a často řeší problémy s ochranou dat. Podle téměř dvou třetin (61 %) respondentů přechod na skenované, digitalizované záznamy toto riziko sníží.

Náprava je opravdu jednoduchá. Úředníci se v zásadě domnívají, že s přístupem ke skeneru mohou situaci zlepšit. Jakmile je dokument naskenován, dveře k digitalizaci jsou otevřené. Pomocí technologie optického rozpoznávání znaků (OCR) lze tyto dokumenty bezpečně uložit a „přečíst“ softwarem a informace použít v celém systému, čímž se proces automatizuje.

Navzdory tomu pouze čtvrtina respondentů (24 %) uvedla, že zintenzivní skenování, aby omezila ztrátu nebo nesprávné umístění dat a záznamů. To se zdá být téměř protichůdné. Respondenti vědí, co je třeba udělat, ale nezaměřují se na to.

Špatné IT komplikuje zaměstnancům práci

Ztráta dat však není jediným problémem. Respondenti z veřejného sektoru ztrácejí každý měsíc v průměru téměř jeden den (sedm hodin) kvůli nevyhovujícím informačním technologiím, které jim brání v práci. To je celý den, kdy administrativní pracovníci, manažeři a vedoucí pracovníci nemohou sloužit lidem, pro které by tu měli být: vám.

Vzhledem k počtu zaměstnanců ve veřejném sektoru je dopad na celý region obrovský. Například ve Spojeném království pracuje odhadem 5,74 milionu státních zaměstnanců[ii]. Německý veřejný sektor je největším zaměstnavatelem v zemi, zaměstnává přibližně 4,9 milionu lidí[iii].

Dokonce i podle těchto základních odhadů by se v tomto odvětví mohly každoročně ztrácet miliardy promarněných hodin – a to v době, kdy jsou veřejné rozpočty pod větším tlakem než kdykoli během posledních 70 let. Vynásobte tyto ztráty ve 33 sledovaných zemích a zjistíte, že se jedná o neuvěřitelně vysoké ztráty způsobené nízkou produktivitou.

Situace by se dala napravit relativně malými investicemi do správného kancelářského hardwaru. Některé z těchto technologií by navíc mohly hrát roli při snižování nákladů na energii, což je pro země v celém regionu prioritou.

Například výzkum Univerzity v Cambridge ukazuje, že inkoustová technologie může být v závislosti na typu použité tiskárny až o 90 % energeticky účinnější než laserová[iv]. Fakt, že se ročně na celém světě prodá přibližně 94,35 milionu tiskáren[v], přičemž jen 19 % v komerčním prostředí je inkoustových[vi], by mohl přinést značné úspory.

Co brzdí tento sektor?

Tato zjištění vyvolávají otázku: „Jak to lze napravit?“ Odpověď není nikdy jednoduchá a velmi se u jednotlivých zemí a institucí liší.

Přesto mohou manažeři IT uskutečnit několik jednoduchých, taktických kroků, aby nalezli řešení problémů, kterým musí čelit. Nejprve je třeba, aby ve spolupráci se zaměstnanci identifikovali nedostatky v procesech, které vedou ke ztrátám dat. Poté musí zvážit jednoduché způsoby, jak digitalizovat záznamy a informace, aby se problémům předešlo. Pomoci by mohly investice do jednoduché skenovací technologie a souvisejícího školení.

Musí také zjistit, kde by mohly rychlé opravy zvýšit produktivitu u dalších periferních IT zařízení, jako jsou tiskárny, projektory a další vybavení. Oprava nefunkční tiskárny v kanceláři nebo investice do nové nízkoenergetické tiskárny se nemusí zdát jako priorita, ale může vrátit jeden den v měsíci každému zaměstnanci. 

Po vyřešení krátkodobých problémů mohou konečně začít uvažovat o širších strategických nárocích na správu každodenního kancelářského hardwaru. Ačkoli se totiž může zdát, že jde o okrajovou záležitost, výzkumy ukazují, že špatná správa může mít obrovské následky.

Veřejný sektor nesmí ztratit technologickou dynamiku, kterou získal během pandemie – zejména pokud jde o to podstatné. Vzhledem k tomu, že se státní zaměstnanci snaží zvládnout obrovské nároky, které jsou na ně nyní kladeny, musí technologie opět přijít na pomoc.

KONEC