Hybridní periferie pro hybridní svět

Svět práce prošel ohromnou proměnou směrem k hybridním modelům – ale mnozí si neuvědomují, že stále nabírá na tempu. Podle agentury Gartner se změna zrychluje a odhaduje se, že globálně bude do konce roku 2023 39 % kvalifikovaných pracovníků pracovat v hybridním prostředí oproti 37 % v roce 2022. ⁱ.

Tento přelom nově definoval způsob práce a organizace se předhánějí v implementaci služeb a strategií vyhovujících smíšenému pracovnímu prostředí, od investicí do nejkvalitnějších nástrojů pro komunikaci a spolupráci, jako jsou videokonferenční platformy, po digitální transformaci zahrnující zavádění cloudových systémů a řešení pro správu dokumentů.

Během kvapné adaptace však mnoho organizací přehlédlo některé ze zásadních, každodenně používaných technologií. Máme na mysli IT periferie jako skenery nebo tiskárny, které všichni považujeme za samozřejmé. Když však přijde na začlenění stávajících technologií do nových pracovních modelů, dochází ke zjevným problémům. Přestože jsou investice do nástrojů a softwaru pro vzdálenou spolupráci důležité, fyzické nástroje, které zaměstnancům pomáhají zvládat stěžejní každodenní úkoly, nesmí být zanedbány.

Výběrem vhodných IT periferie pro hybridní svět mohou organizace obohatit zaměstnance o správné technologie, které jim umožní efektivně pracovat bez ohledu na místo nebo pracovní nastavení.

Hybridní prostředí rozvrátilo tradiční modely

Hybridní práce přinesla do tradičního kancelářského prostředí tři hlavní změny. Za prvé, méně stolů a více společného prostoru. Je to proto, že když už lidé přijdou do kanceláře, důvodem je spíše společné setkání než soustředěná práce. Pryč jsou časy pevně vymezených fyzických pracovišť, které charakterizovaly krychle a řady stolů. V důsledku je nyní prostor vzácný.

Za druhé, samotné stoly jsou menší. Téměř tři čtvrtiny (74 %) zaměstnanců hlásí méně prostoru na stole ⁱⁱ. Za třetí, sdílení pracovního prostoru znamená, že zaměstnanci nemají dostatek místa na své věci a přidělený prostor nepatří jen jim. Představa „vlastního stolu“ jako místa, kam se každý den vracím, postupně mizí.

Zkrátka je k dispozici méně stolů, které jsou menší a pracovníci na nich nemají dostatek místa pro své nástroje nebo technologie. To ovšem nutně neznamená, že firmy investovaly do IT periferií, které reagují na tuto změnu. Spíše častěji než naopak platí, že technologie, která je vhodnější do statického kancelářského prostředí, kde mají zaměstnanci neustálý přístup ke stejnému vybavení na svém stole nebo nedalekých vymezených místech, je násilím napasována do hybridního světa.

Každému, kdo občas používá tiskárnu nebo skener, to asi nepřijde jako takový problém. Co ale zaměstnanci, kteří je potřebují k efektivnímu provádění každodenní činnosti, jako jsou správci oddělení HR nebo financí?

Představte si juniorního zaměstnance v HR, který musí digitalizovat a spravovat záznamy zaměstnanců, jako jsou smlouvy, životopisy a osobní doklady, k čemuž potřebuje mít neustále po ruce skener. Podobně jsou skenery potřebné v oddělení financí k práci s fakturami, účtenkami nebo finančními výpisy, aby bylo možné efektivně zpracovávat a sledovat transakce, zlepšovat přesnost a snižovat chyby při ručním zadávání dat.

V hybridním světě tito zaměstnanci končí ve frontě na sdílený kancelářský skener, přitom musí zpracovat stovky dokumentů. Tento přístup není ani efektivní, ani se nejedná o správnou kancelářskou etiketu a vede ke zpožděním a přerušením, které mají dopad na celkovou produktivitu a efektivitu pracoviště.

Potřeba všestranných IT periferií, které lze plynule adaptovat na měnící se pracovní dynamiku, je nyní rozhodující. Dnešní pracovníci potřebují flexibilní řešení, která jim umožní účinně plnit potřebné tiskové a skenovací úlohy bez ohledu na nastavení kanceláře. To znamená, že řešení musejí být kompaktnější, flexibilnější a efektivnější.

Jak lze poznat, že IT periferie jsou vhodné pro hybridní model

V rámci změny typu práce se správci IT musejí zaměřit na tři věci. Za prvé, musejí mít software pro rezervaci zdrojů. Bude tak zajištěno, že zaměstnanci mohou rezervovat a plánovat sdílené zdroje jako zasedací místnosti, vybavení jako skenery, a dokonce i parkovací místa.

Implementací takového softwaru mohou organizace garantovat spravedlivý přístup ke zdrojům. Tuto technologii lze nakonfigurovat například tak, aby pracovníkům v týmu HR nebo financí umožňovala rezervovat skenery na dny, kdy se nachází v kanceláři, eliminovat tak jakékoli potenciální konflikty a optimalizovat jejich pracovní postupy a produktivitu.

Mimo to také pomůže organizacím sledovat a analyzovat využití zdrojů, čímž jim usnadní informované rozhodování a plánování zdrojů. Použití softwaru pro rezervování zdrojů celkově umožní organizacím vytvořit jednolité a produktivní hybridní pracovní prostředí, kde mají zaměstnanci efektivní přístup k nezbytným zdrojům, které mohou využít na maximum.

Za druhé, organizace musejí znovu posoudit periferní řešení a vzít v potaz faktory, jako jsou možnosti připojení, přenositelnost a kompatibilita. Hybridní práce často vyžaduje pohyb zaměstnanců mezi různými pracovišti, takže vývoj periferií typu skener směřuje k všestrannosti a kompaktnosti. Kromě prostorové úspornosti, která je důležitá obzvláště v prostředích s menšími či sdílenými stoly, musejí zaměstnancům umožnit rychlou, jednoduchou a efektivní digitalizaci dokumentů i na přechodných pracovištích. Osvojením hybridních periferií, které jsou všestranné a praktické, mohou organizace zjednodušit své procesy a posílit produktivitu a svižnost.

Za poslední, při implementaci hybridního pracovního modelu je nutné zavést jasné zásady a pokyny ohledně pořízení, údržby a podpory vybavení. Definováním srozumitelného procesu pro pořizování vybavení mohou organizace zajistit, že zaměstnanci mají potřebné nástroje a zařízení, aby mohli své úkoly provádět efektivně bez ohledu, zda pracují vzdáleně nebo z kanceláře. Tento proces zahrnuje vytvoření protokolů pro pořizování vybavení, rozdělení rozpočtu a zvážení faktorů, jako je kompatibilita a spolehlivost.

Mimo implementaci robustního systému údržby je zásadní okamžité řešení jakýchkoli možných technických problémů. Tento proces zahrnuje definování postupů pro údržbu vybavení, plánování pravidelných kontrol a poskytnutí přístupných kanálů zaměstnancům, kteří mohou jejich prostřednictvím hlásit problémy nebo požadovat pomoc. Proaktivní přístup k údržbě vybavení může organizacím pomoci minimalizovat prostoje a optimalizovat produktivitu.

Práce se nenávratně změnila, což organizace nutí k přehodnocení svých strategií a učinění dalekosáhlých změn. Možná, že posledním dílkem do skládačky je kontrola, zda jsou jejich IT periferie připraveny na budoucnost. Vedoucí musí jít zpět k základům a ujistit se, že jejich pracovníci mají správné nástroje a vybavení.

Díky osvojení hybridních periferií, jež nabízejí dokonalou kombinaci všestrannosti a dostupnosti, mohou pracovníci zůstat produktivní a organizovaní bez ohledu, kde zrovna práci vykonávají.

Další informace o hybridních skenerech najdete zde: https://www.epson.eu/verticals/business-scanner-range/compact-desktop-scanners

[i] https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2023-03-01-gartner-forecasts-39-percent-of-global-knowledge-workers-will-work-hybrid-by-the-end-of-2023

[ii] https://www.kensington.com/news/ergonomic-workspace-blog/how-to-get-the-most-out-of-your-limited-desk-space/#:~:text=Notably%2C%20they%E2%80%99re%20getting%20smaller.%20According%20to%20one%20survey,to%20changes%20in%20the%20way%20we%20do%20business.